בנייה וניהול נדל"ן

פתרונות ניהול הנדל"ן של מערכת תפנית ERP נותנים מענה לכל הצרכים הנדרשים ע"י חברות נדל"ן, לרבות תחום ייזום הבניה למגורים, השכרה ואחזקת נכסים מניבים ומרכזי עסקים ומסחר, ניהול פרוייקטים נדלניים, פעילות הנדסית וקבלני משנה.




מערכת משכנת

הפתרון המושלם לניהול פרוייקטים יזמיים בתחום הנדל"ן. המערכת מלווה את הפרוייקט החל משלב תכנון הפרוייקט, דרך תהליכי השיווק והמכירה, לרבות:

  • ניהול המתעניינים.
  • קביעת מלאי נכסים למכירה.
  • דיווח מחירונים ומדיניות לגבי מכירה.
  • פתיחה התקשרויות וחתימת חוזה.
  • מעקב אחר הגביה.
  • הפקת מצבי חשבון ללקוח ומכתבי פיגורים.
  • הפקת ערבויות חוק מכר וניהולם.
  • מסירת הדירה לרוכשים וסיום ההתחשבנות.

בנוסף, המערכת מסייעת בחישוב עמלות לסוכנים, גופים מתווכים ועו"ד.
המערכת המשכנת בנויה על בסיס ידע וניסיון רבים, שנרכשו דרך עבודה של שנים רבות בענף הנדל"ן, עפ"י צרכים ודרישות שעלו "מהשטח", ומיושמת בהצלחה רבה בחברות מובילות בישראל.
המערכת המשכנת פועלת בשילוב מושלם עם המערכת הפיננסית ומערכת קשרי לקוחות (CRM) כך שלכל התקשרות עם רוכש קיים מצב חשבון עדכני ביותר, העוקב בזמן אמת אחר כל מרכיבי ההתחשבנות, לרבות פריסת התשלומים, ערך נוכחי, תקבולים וכן הלאה.


ניהול קשרי לקוחות

מערכת ניהול קשרי לקוחות תומכת בצורה מלאה בניהול הקשר בין הארגון לבין לקוחותיו - הן בתהליכי המכירה והן בתהליכי השירות, ומאפשרת לו להעמיק את הפעילות איתם ולשפר את תוצאותיו העסקיות.

המערכת מספקת ראייה כוללת על הלקוח - המהווה אובייקט מרכזי, משלבת ומסנכרנת בין כל המידע שמקורו במערכות תפנית האחרות, כמו גם מערכות נוספות בארגון, אתרי אינטרנט ועוד. המערכת פועלת בצורה אינטגרטיבית תוך סינכרון דו-כיווני עם תוכנת Outlook של מיקרוסופט לצורך תיאום פגישות ותיוק הודעות דוא"ל.

המערכת מספקת למנהלים בארגון ראייה כוללת על התנהלות הארגון בתחום המכירות, השירות והשיווק.


ניהול מכירות

ניהול כל שלב המכירה הכולל:

  • ניהול לידים שמקורם בשיחות טלפונית, באתר האינטרנט של הלקוח, בכנסים או במאגרי מידע חיצוניים, ומעקב אחריהם.
  • תמיכה מלאה שבניהול לקוחות הארגון, כולל ניהול פרטי קשר עם הלקוח, מאפייני פעילות וכו', אשר נגזרים ממערכות שונות בארגון, ובכלל זה ממערכות תפנית.
  • ניהול אירועים ומשימות, המהווים חלק בלתי נפרד מהטיפול בלקוח או בלקוח הפוטנציאלי עד להפיכתו ללקוח.
  • טיפול בהצעות מחיר כולל אישור ההצעות (חיתום).
  • ניהול קמפיינים.
  • ניהול סקרים, שאלונים ומשובים.
  • ניהול אנשי מכירות.
  • סנכרון דו כיווני ל Outlook לצורך קביעת פגישות וצירוף הודעות דוא"ל אוטומטיות הנשלחות או מתקבלות לתיק הלקוח.
  • שליחת הודעות SMS.

ניהול שירות

מודול שירות לקוחות מיועד לעסקים וחברות, המנהלים רישום יומי ודוחות של קריאות שירות/טכנאים והמעוניינים לשפר את מערך השירות, זמן תגובה לטיפול בלקוח, ניהול רישום ומעקב מתקדמים יותר אחר קריאות השירות בחברה, גיבוי כל המידע, הפקת דוחות, איתור מידע מהיר באמצעות חיפוש פנימי מתקדם, התרעות לטיפולים עתידיים, גישה מרחוק, הנפקת מידע לטכנאי הכולל טופס מובנה בדו"ח להחתמת הלקוח על הטיפול ועוד.
במודול השירות ניתן :

  • לנהל קריאות שירות ומעקב אחר הטיפול בהן מרגע פתיחתן ועד להשלמתן.
  • ניהול הסכמי שירות בין הארגון לבין הלקוח.
  • ניהול טכנאים ואנשי שטח כולל אפשרות לדיווח למערכת על ידי נותן השירות מהשטח.
  • אינטגרציה למערכת הלוגיסטית ולמערכת הפיננסית לתמיכה בניפוקים ובתהליכי הרכש.
  • תמיכה בתהליכי תחזוקה ותחזוקה מונעת.
  • חיבור למסופונים ולמכשירים ניידים.

ניהול הנדסי

מודול  לתכנון ההנדסי של הפרוייקט. הגדרת הפרוייקט עפ"י שלבים, תתי-שלבים ובניינים, פתיחת סעיפי תקציב מתאימים וביצוע העברות תקציביות בהתאם, בניית עץ המוצר לפרוייקט עד לרמת הנכס הבודד, שטחים ציבוריים, מרפסות וכיו"ב, ולבסוף, פתיחת מלאי הנכסים באופן אוטומטי עפ"י ההגדרות של עץ המוצר.


ניהול מלאי נכסים

  • מחירונים - המערכת תאפשר דיווח מחירים בסיסיים לנכסים השונים לתאריך תוקף מסויים. כמו כן, המערכת שומרת היסטוריה של השינויים שבוצעו למחירים.
     
  • מלאי נכסים למכירה - המערכת מאפשרת ניהול מלאי הנכסים, ניהון קובץ תנועות מלאי למעקב אחר שינוי במלאי מכירה, ביטול, אופציה וכד'. שאילתות מפורטותמציגות את מלאי הנכסים בחתכים של  סטטוסים, פרוייקטים, סוגי נכסים וכד', ומציגה גרף מכירות עדכני.
     

מערכת מכירות

  • הוראות מכירה - המערכת מאפשרת לדווח את מדיניות המחירים לנכס. הוראות המכירה כוללות את אחוזי ההנחה המותרים, מדדים אליהם צמוד החוזה, טבלאות ריבית חריגה, הקדמה ופיגור, דיווח פריסת התשלומים למכירה לפי תאריכים והתקדמות הבניה.
     
  • ניהול רוכשים - המערכת מנהלת את פרטי הרוכשים של הדירות, פרטיהם ודרכי ההתקשרות עימם, וכן את מצבי החשבון שלהם.
     
  • התקשרות – מכירת דירה - בתהליך ההתקשרות סוכן המכירות יוכל להסתייע במערכת להצגת מסלולי המכירה התקפים, תנאים נוספים (משכנתאות), אינפורמציה על הדירה ולבנות מול הלקוח את מסלול התשלומים המתאים לו והצגת  ה- NPV (ענ"ן).
     
  • הדפסת חוזה התקשרות - הדפסת מסמך חוזה ההתקשרות עפ"י תבניות WORD מתאימות הנערכות מקומית ע"י משתמשי המערכת המורשים לכך.
     
  • סוגי תשלומים – נספחים - המערכת מאפשרת לדווח לחוזה שני סוגי נספחים, נכסים (דירה, מחסן, חניה וכד') והוצאות (הוצאות רישום, שינויים, הוצאות נוספות וכד'), ומאפשרת לדווח תעודות חיוב/זיכוי בגין נספחי ההוצאות כגון שינויים.
     
  • צורות תשלום - כל צורות התשלום המקובלות כיום, צ'קים, העברה ישירה לבנק, תשלום בשוברים מגנטים מטופלים כיום במערכת. תשלום בשוברים מבוצע ע"י הדפסת של שובר מגנטי מהמערכת. רוכשים המשלמים באמצעות שוברים יקבלו פנקס שוברים לתשלום שיהווה חשבונית/קבלה עם חותמת הבנק. המערכת תומכת בקליטת רשימה ידנית או מגנטית בגין התשלומים המתקבלת מהבנקים.מסמכים – המערכת מפיקה מסמכים רבים, לרבות, מסמכים לרוכשים, כגון, מצב חשבון, מכתבים בגין פיגור, חוזה מכירה, לוחות תשלומים, כתבי אופציה, טופס אכלוס וכו', מסמכים פנימיים לאירגון, כגון, טופס בדיקה לאישור חוזה, דו”חות בקרה על פיגורי רוכשים, מצבת גביה, תחזית גביה, דו”חות מכירות וצפי מכירות, תחזית גבייה מלאי מכור ו/או לא מכור ועוד.
     
  • ערבויות לרוכשים - המערכת מטפלת בהפקת דרישה לבנקים להוצאת ערבויות לרוכשים וכן בטיפול השוטף של הערבויות חישוב עמלות על הערבות. כל זאת בהתאם להגדרות והנחיות חוק מכר דירות.
     
  • מערכת עמלות לסוכנים ועו"ד – המערכת מאפשרת להגדיר את הסוכנים/מתווכים/עו"ד הזכאים לעמלות בגין מכירה עפ"י הגדרות מתאימות, כגון, אחוז העמלה וסוג הנכסים. המערכת תפיק הוראות תשלום מתאימות בגין העמלות שהוגדרו, וכן, דו”ח עמלות לסוכנים שיכיל פירוט הנכסים שנמכרו/בוטלו וסה"כ עמלה.
     

טיפול בשנת בדק

השילוב בין המערכות השונות בתוכנת Tafnit ERP מאפשר לשלב את מערכת השירות והאחזקה לטובת הפתרון הטוב והמקיף ביותר לטיפול בתלונות דיירים בשנת הבדק.




נכסים מניבים וניהול קניונים

המערכת מטפלת בכל תהליכי ניהול פעילות הנכסים המניבים. החל משלב ניהול המתעניינים, ניהול מלאי הנכסים להשכרה, ניהול השוכרים, ניהול החוזים ותהליכי הגבייה, התחשבנות עם שוכרים, ניהול הערבויות, ניהול אחזקה ואחזקה מונעת, פקדונות וכו'.
לכל רוחב המערכת קיים קישור בזמן אמת להתחשבנות, מצב חשבון שוכר, ללא שימוש בממשקים פנימיים וחיצוניים, וכן, ללא קבלה והעברת קבצים.

הגדרת מלאי הנכסים

  • פרטי הנכס - כתובת מלאה, פרטי גוש/חלקה, סוג, שטח, תיאור חופשי, פרטי הבעלים, מס' זיהוי בעיריה, פרטי השומה (אם קיימת) וקישור מסמך השומה וכו'.
  • מצב הנכס - ססטוס השכרה נוכחי והסטורי, מצב וזמינות פיסי, מעקב תאריכים וכו'.
  • רשימת מונים - שיוך מספרי המונים השונים (חשמל, טלפון, גז, מים וכד'), לצורך חיוב אוטומטי של השוכרים ע"י קליטת קובץ חיובים אלקטרוני מהספק המתאים.
  • פעולות בנכס - שיפוץ, עידכון, פיצול איחוד וכו', ומעקב הסטורי.
  • ניהול ובקרה פיננסית - הגדרת כרטיסי הכנסה והוצאה לפי חברה/בנין/חוזה המאפשר בדיקת הכנסות נטו לאחר ניכוי עלויות לכל נכס/חוזה. בנוסף, ניתן להגדיר את סוג ההוצאה לנכס לפי מהות ההוצאה ומעקב רוחבי אחר ההוצאות לפי סיווגם.
  • תיק מסמכים אלקטרוני - שיוך מסמכים אלקטרוניים לנכס, תרשימים, סרטונים וכד'.

ניהול שוכרים

  • פרטי שוכר - מס' השוכר לפי כרטיס אינדקס הנהח"ש, פרטים אישיים, פרטי התקשרות עימו, אנשי קשר ופרטיהם.
  • קשר - ניהול ומעקב התדיינות עם השוכר (תיעוד שיחות, מעקב טיפול וכו').
  • מס"ב - פרטי הגביה במס"ב (במידה ויש גביה באמצעות הוראת קבע).
  • משתתפים בתשלום - הגדרת משתתפים בתשלום לצורך חלוקת התשלומים עפ"י מספרי חוזים וסוגי חיובים.
  • הסטוריה - שמירה ומעקב אחר הסטוריית השכירויות והחוזים של השוכר.
  • תיק מסמכים אלקטרוני - שיוך מסמכים אלקטרוניים לשוכר.

ניהול חוזים

  • מעקב תאריכים - התחלה וסיום (לצורך חיוב), חתימה, כניסה בפועל.
  • נכסים לחוזה - שיוך נכס או נכסים לחוזה מתוך מלאי הנכסים המוגדר.
  • תדירות תשלום - קביעת תדירות התשלום ומועד תשלום (יום התשלום): חודשי, רבעוני, שנתי וכד'.
  • חיובים שוטפים - קביעה וניהול החיובים השוטפים לפי מחירון/סכום/לפי מ"ר, קביעת ההתייקרות.
  • גביה לפי פדיון - הגדרת אופן החיוב ומדרגות לפידיון.
  • אופציות - טיפול באופציות לחידוש/הארכת החוזה.
  • פרטים נוספים - תיאור חופשי, תנאי ערבות וערבים, טפסי טיולים, ביטוח וכו'.
  • תיק מסמכים אלקטרוני - שיוך מסמכים אלקטרוניים לחוזה.

תהליכי גביה

  • עיבוד חודשי - הפקה ועיבוד דרישות תשלום שוטף בעיבוד אוטומטי. הצגת לוג מפורט על ריצת התהליך.
  • חיובים חד פעמיים - הפקת דרישות תשלום חד פעמיות לשוכר/חוזה/בניין.
  • חיובים מחברות חיצוניות - הפקת דרישות מונים (חשמל, מים, גז וכד') באופן אוטומטי מקובץ חיצוני.
  • תשלום חלקי - ניהול תשלום חלקי של חיובים כולל חישוב ריבית פיגורים והצמדה.
  • הפקת חשבוניות מס - ע"י אישור דרישות התשלום הכולל רישום בספרים, הפקת הדפסה מסודרת ומפורטת.
  • אופן גביה - תמיכה בגבייה באמצעות מס"ב, העברות בנקאיות, שיקים, מזומן או כרטיסי אשראי.
  • מצב חשבון - בכל רגע נתון ניתן להפיק מצב חשבון לשוכר, המציג נתונים עדכניים ביותר, לרבות מהמערכת הפיננסית.
  • חובות - טיפול ובקרה אחר חובות שוכרים, הפקת מכתבי פיגורים.
  • פקדונות - טיפול בפיקדון, הגדרת תנאי ריבית והצמדה, רישום אוטומטי של הפעולות בהנה"ח.
  • ערבויות - קישור ערבויות שנתקבלו או שניתנו באמצעות מודול הערבויות לחוזה מסויים (ערבויות בנקאיות, שטרי חוב וכד'), הפקת מכתבים מתאימים לבנק ולגורמים המתאימים בגין הפעולות בערבויות, מערכת התראות משוכללת העוקבת אחר כל תהליכי הטיפול בערבויות.



קבלנית

ניהול פרוייקטים

  • מספק מבט-על לניהול הפרוייקטים.
  • מעקב התקדמות הפרוייקט: אבני דרך, אנשי קשר, אישורים, ועדות, סיכומי ישיבות, החלטות, חוזי ביצוע מול קבלני משנה, קישור לסעיפי התקציב.
  • בחירת קבלנים מתאימים להפצת מכרזים בפרוייקט עפ"י מאפייני הקבלן.
  • תהליך הפקת לקחים – מתן ציונים לכל קבלני המשנה הלוקחים חלק בפרוייקט לצורך הפקת לקחים עתידיים.
  • תיק מסמכים אלקטרוני – שיוך מסמכים אלקטרוניים לפרוייקט, תוכניות, תרשימים, סרטונים וכד'.

מכרזים

  • הקמת מכרז עפ"י כתב כמויות סטנדרטי והפצתו באמצעות קובץ אקסל מקובל.
  • קליטת קבצי האקסל החוזרים מהקבלנים וניהולם במערכת.
  • הפיכת הצעה נבחרת להצעה זוכה וניהול הפרוייקט/העבודה על-פיה.

ניהול חוזים (קבלנים/מתכננים/ספקי שירות)

  • ניהול הצעות מחיר (מחירונים) והשוואה ביניהם בפורמט כתב כמויות.
  • ניהול "תבניות" סעיפי כתב כמויות: פורמט ספריית סעיפים, מחירון, הסכם מסגרת, חוזה-על, מכרז.
  • ייבוא ושליפת סעיפים "מתבניות" קיימות וממדיה חיצונית לתוך כתב הכמויות של החוזה.
  • סוג חוזה: ביצוע, תכנון לפי אחוז, תכנון/ביצוע לפי שעות עבודה, הסכם שרות.
  • ניהול חוזה במטבע (שקלי, מט"ח).
  • העמסת הוצאות (כרטיסי הוצאה או סעיפי תקציב): ברמת ההזמנה בחלוקה לאחוזים ו/או ברמת פרק.
  • ניהול תנאי הצמדה והנחות ברמת החוזה ו/או ברמת פרק, העמסת ההתייקרות באחוזים.
  • הגדרה וניהול מקדמות, עכבונות, קיזוזים (חיוב/זיכוי), תנאי תשלום, ערבויות (ביצוע ובדק).
  • הגדרת תקופת ביצוע תאריכי התחלה וסיום, הקפאת הצמדה עפ"י תאריך הסיום.
  • תהליך חתימה חוזה עפ"י הרשאות מגובה בתהליך Work Flow.
  • היסטוריית שינויי תקופת ביצוע.
  • הגדרה גמישה ומשתנה של מבנה הסעיף: פרק, תת פרק, סעיף.
  • ניהול סטטוסים ותהליך קליטה וחתימות לחוזה באמצעות הגדרת תהליך Work Flow.
  • ניהול הגדלות וחריגים לחוזה.
  • מעקב שינויים – מספור השינוי, הערות לשינוי, שמירת היסטוריית שינויים, הדפסת השינוי, תהליך חתימת הגדלות/שינויים עפ"י הרשאות מגובה בתהליך Work Flow.
  • ייצוא ושמירת כתב הכמויות ל- Excel, הדפסת כתב הכמויות בנפרד מההזמנה.
  • הגדרת שדות נוספים , מאפיינים לחוזה – הוספת שדות לפי הגדרות משתמש.
  • קישור לארכיב מסמכים.

 ניהול התחשבנות

  • מעקב קבלת חשבונות – דואר נכנס.
  • הפקת חשבון חלקי/סופי על בסיס כתב הכמויות של החוזה.
  • דיווח כמויות לחשבון: מצטבר/שוטף, אחוז ביצוע.
  • הצגה מפורטת של אופן החישוב: הצמדות, הנחות, דמי עיכבון, מקדמות, בפירוט לפי שייכות סעיפי הדיווח (סעיפי חוזה, הגדלות, חריגים).
  • ניהול סטטוסים וסבב  אישורים: טיוטא, אישור מהנדס, אישור סופי.
  • יצירת הוראות תשלום בסטטוסים שונים: המלצה, לא מאושרת, מאושרת.
  • בקרה תקציבית לכל אורך התהליך.
  • הדפסת חשבון מפורט לקבלן כולל חישוב ופירוט: הצמדות, הנחות, קיזוזים, הודעות חיוב/זיכוי, מקדמות, דמי עכבון.


ניהול ערבויות קבלנים

  • קישור ערבויות שנתקבלו מספקים או ערבויות שניתנו לספקים באמצעות מודול הערבויות לחוזה מסויים.
  • סוגי ערבות ספיציפיים, ערבות ביצוע, מקדמה, בדק.
  • תשלום חשבונות לפי תנאי ערבות בתוקף.
  • הפקת מכתבים לבנק ולגורמים המטפלים, מערכת התראות לדוא"ל.

ניהול וניתוח בקרה תקציבית

  • הגדרת תקציב לפרוייקט.
  • הגדרת סעיפי תקציב לפרוייקט לפי פילוח סוגי עבודה.
  • ניהול תקציב ברמת משפחה/עצמאי.
  • ניהול התקציב לפי תקופות או שנתי.
  • הגדרת חריגות לתקציב על פי הרשאות.
  • מחולל שאילתות תקציב לפי היררכיות.
  • שאילתות סעיפי תקציב  מפורט מרוכז: שריון זמני/קבוע, ביצוע, יתרה ניהול  תקציב מאושר ותקציב משוחרר.



מערכת ערבויות

 מערכת ניהול ערבויות מספקת את היכולות הבאות:

  • הגדרה וניהול ערבויות שנתקבלו מספקים/לקוחות או שניתנו לספקים/לקוחות, כולל אפשרות קישור הערבות לחוזה שכירות או חוזה קבלן משנה.
  • הגדרת סוגי ערבויות, ערבות בנקאית, שטר חוב, ביצוע, ערבות בדק וכד'.
  • הגדרת אנשי קשר בבנק.
  • הגדרת אנשי קשר אצל נותן/מקבל הערבות.
  • פעולות: הארכה, שחרור, הקטנה/הגדלה, חילוט, שינוי מספר, שינוי סוג, ביטול.
  • פעולת החלפת סוג הערבות.
  • קליטת הערות בעת ביצוע פעולות בערבות ומעקב הסטורי.
  • הפקת מכתבים לבנק או לגורמים המטפלים בהתאם לפעולה המבוצעת.
  • מחולל טפסים לעיצוב מכתבי הבקשות לבנקים.
  • מערכת התראות לדוא"ל.
  • שליחת מיילים לגורמים שונים על הפעולות המבוצעות במודול הערבויות.
  • הגדרת זמנים לשליחת התראות לפני גמר תוקף ערבות (רגיל, קריטי).
  • מעקב אחר שליחת מכתבי הבקשות ואופן שליחתם לבנקים.

מערכת פיננסית

המערכת הפיננסית בתפנית הינה מערכת רב חברתית ורב מטבעית, התואמת את צורכי הניהול הפיננסי.
המערכת עומדת בדרישות החוק ובכללי החשבונאות והדיווח הכספי של חברות פרטיות וציבוריות במשק הישראלי, המקובלים על הרשויות. בכלל זה:

  • רישום בספרים בליווי מסמך מקור.
  • אסמכתא חד ערכית לצרכי תיעוד פנים.
  • הפקת מסמכי מקור.
  • שמירה על רצף אסמכתאות בהתאם לסוג המסמך.

מאפיינה העיקריים של המערכת הפיננסית:

  • רב מטבעית, ניהול כרטיס בכל סוגי המטבעות (ש"ח, דולר, יורו, יין ועוד).
  • רב שנתית, גילגול יתרות משנה לשנה, וצפייה בכרטיסים מיום הקמתם במערכת.
  • עדכנית בזמן אמת, כל הנתונים הנרשמים במערכת מתעדכנים בזמן אמת ומאפשרים לצפות בכרטסות עדכניות בכל רגע נתון.
  • תקציבית, המערכת מנוהלת כך שכל הנתונים הפיננסיים משולבים בסינרגיה מלאה עם מערכות התקציב והבקרה התקציבית.
  • רב חברתית, עבודה על מספר חברות במקביל, ומאפשרת לבצע פקודות יומן ידניות בין חברתיות.

המערכת בנויה בשיטה של ספר ראשי מרכזי ומערכות לווין, כאשר לכל אחת ספר עזר עצמאי הקשור לספר הראשי. שיטה זו מאפשרת קישור אחיד לספר הראשי תוך קבלת תמונת מצב עדכנית של כלל הפעילות הכספית בארגון, כמו גם הטמעה של המערכת בשלבים.


מנגנונים משותפים

כל מערכות תפנית עושות שימוש בנגנונים משותפים, המשולבים בהם בצורה אינטגרטיבית, ביניהם:

מנהל מערכת כלי אוטומציה
פורטל ארגוני מסרים מיידיים
מערכת סריקה וארכיון ממוחשב BI
wrokflow auditing
חתימה דיגיטלית/גרפית אבטחת מידע