מוסדות אקדמיים

פתרון כולל לניהול מוסדות אקדמיים, הנותן מענה לתחומי פעילות ייעודיים, לרבות:

  • ניהול קרן מחקרים
  • ניהול תרומות
  • נסיעות לחו"ל
  • קרנות
  • אורחים מחו"ל
  • ניהול ושיבוץ עובדים.
     

מעבר לכך - ניהול לוגיסטי, רכש וניהול התקציב נתמכים על ידי  המערכת הפיננסית והמערכת הלוגיסטית.


ניהול מעבדה


ניהול מחקרים

ניהול מחקרים במגזר האקדמי הן בהיבט הפיננסי והן בהיבט הלשכה למחקר אקדמי, הכולל:

  • ניהול פרויקט עד לרמת המדען.
  • מעקב ובקרה אחר מדען, חריגה בסעיף בפרויקט, חריגה בפרויקט .
  • ניהול המדענים, תמונת המדען על כל הפרויקטים והתקציבים לרבות חישוב "שווי המדען"
  • ניהול הבקרה תקציבית, ברמת הסעיף התקציבי, דהיינו לכל סוג הוצאה. עם אפשרות גמישות בין סעיפי התקציב לפי הגדרת המממן.
    עם אפשרות לחסימה תקציבית במקוון לפרויקטי המדען וסעיפי תקציב עצמאיים שלו עקב חריגה בפרויקט, הקפאת תת פרויקט – אם סעיף בו חורג מעבר לגמישות, חסימה אוטומטית של הוצאות שאינן מורשות ברמת פרויקט.
  • ניהול תמונת המדען על כל תקציביו.
  • ניהול גביה, ניהול הגבייה מול המממן ע"פ לוח תשלומים ואבני דרך שנקבעו ברמת הפרויקט בכפוף ללוח הדיווחים.
  • ניהול פרויקטים במטבע המחקר.
  • ניהול וחישוב תוספות המחקר כולל ממשק מובנה למערכת השכר.
  • עדכון סטאטוס מדענים אוטומטי לצורך תשלום תוספות המחקר.
  • ניהול וסימון הוצאות שדווחו למממן.
  • מנגנון העברת הוצאות חכם בין פרויקטי המחקר תוך כדי מעקב על רמת התנועה כולל אפשרות של העברה חלקית של תנועה.

ניהול תרומות


נסיעות לחו"ל

המערכת תומכת בניהול ובחישוב ההוצאות הכרוכות בגין נסיעות עובדים בארגון לחו"ל, בהתחשב בכל מאפייני ומרכיבי הנסיעה: משך הנסיעה, מדינת היעד, דמי רישום לכנס, הוצאות לינה, אש"ל, רכב וכו'.
תהליכי העבודה במערכת תומכים בכל שלבי הטיפול בנסיעה, החל משלב בקשת הנסיעה, המוזנת ע"י העובד, דרך אישורה על ידי הגורמים המאשרים בארגון, הפקת הוראת תשלום עבור מקדמת אש"ל לעובד, דיווח הוצאות העובד בפועל לאחר שובו מהנסיעה, ההתחשבנות של הארגון מול העובד ביחס לזכאות העובד וסגירת החשבון מול העובד.
במאגר הנתונים של המערכת מנוהלות טבלאות המאפשרות לתמוך בתהליכי העבודה ובכלל זה: הוצאות לינה מוכרות, הוצאות אש"ל מוכרות (ללא קבלות), הוצאות כרטיסי טיסה ושכירות רכב, פרמטרים לחישוב אש"ל, עובדים, מדינות, קודי הוצאות לרישום ההוצאות השונות וכו'.
להלן תיאור מהלכים מרכזיים במערכת:

  • בקשת עובד לנסיעה לחו"ל, דיווח בקשת עובד לנסיעה לחו"ל במספר שלבים.
  • חישוב עלות הנסיעה מתבסס על הנתונים אותם מדווח העובד, הכוללים: תאריך יציאה, תאריך חזרה, מטרת הנסיעה, פרטי הטיסה (מסלול תיירים או עסקים, חברת התעופה, עלות הטיסה), נתוני לינה, כלכלה והשכרת רכב וכן הוצאות שונות נוספות (חיסונים, טלפון וכו'), כל הנתונים הכספיים ניתנים לדיווח במטבע הרלוונטי כולל המרה לדולר.
  • המהלך מלווה בהפקת תדפיס המועבר לחתימת הגורמים המאשרים בעל התקציב ולאחר מכן היחידה הארגונית המאשרת את הנסיעות, המפיקה בין היתר הוראת תשלום עבור מקדמת אש"ל לעובד.
  • דיווח ביצוע נסיעה לחו"ל, דיווח נתוני הביצוע בגין נסיעתו של העובד לחו"ל. לאחר סיום הדיווח מצרף העובד את הקבלות לטופס הדיווח ומעבירם לאישור. מבוצע חישוב של החזר ההוצאות להן העובד זכאי בהתאם לטבלאות האש"ל של מס הכנסה תוך קיזוז המקדמות אותן קיבל עבור הנסיעה. בנוסף מחושבות הוצאות העודפות בהתאם לקריטריונים שנקבעו ע"י שלטונות המס. בהתאם למצב חשבונו של העובד מופקת הודעת זיכוי או הודעת חיוב.
  • מעקב ובקרה אחר הנוסעים לחו"ל, סט דו"חות ושאילתות המאפשרים לעקוב ולבקר אחר הנוסעים לחו"ל, לדוגמא: איתור בקשות נסיעה לחו"ל לצורך אישורן, בקשות פתוחות לפי תאריך חזרה לצורך איתור בקשות שמועד חזרת העובד עבר וטרם נסגרו, נסיעות לפי חברות תעופה, דו"ח הוצאות חודשי לריכוז תחשיבי ההוצאות העודפות של נסיעות שההתחשבנות הסתיימה במהלך החודש המדווח לצורך דיווח לשכר.

קרנות


אורחים מחו"ל


ניהול משאבי אנוש

תמיכה בתהליכי ניהול ושיבוץ העובדים, הכוללת: 

  • ניהול עובדים - ניהול פרטי עובד, שיוכו הארגוני והתפקידים אותם ממלא.
  • נוכחות עובדים - דיווח נוכחות או קשר למערכת נוכחות, כולל ניהול כניסות ויציאות, הפקת דוחות עבודה ונוכחות, הפקת דוחות עובד לפי מרכזי רווח או פרוייקט.
  • הצבת עובדים - הצבת עובדים למרכזי רווח, לפרויקטים או למחקרים לפי אחוזי משרה שונים. אפשרות להציב עובד למספר רב של פרויקטים, ממשק מובנה לפקודת שכר ע"פ הצבת העובד, תכנון עלויות העמסה של עובדים, העמסת תקורות על שכר העובד, תיקון הצבת עובד בדיעבד כולל פקודות יומן תואמות.
  • ניהול הקשר בין עובד למשתמש - חיבור ל Active Directory, ניהול הרשאות, שיוך משתמש לקבוצת משתמשים, ניהול תפקידים ותפקודים, ניהול סמכויות.

מערכת פיננסית

המערכת הפיננסית בתפנית הינה מערכת רב חברתית ורב מטבעית, התואמת את צורכי הניהול הפיננסי.
המערכת עומדת בדרישות החוק ובכללי החשבונאות והדיווח הכספי של חברות פרטיות וציבוריות במשק הישראלי, המקובלים על הרשויות. בכלל זה:

  • רישום בספרים בליווי מסמך מקור.
  • אסמכתא חד ערכית לצרכי תיעוד פנים.
  • הפקת מסמכי מקור.
  • שמירה על רצף אסמכתאות בהתאם לסוג המסמך.

מאפיינה העיקריים של המערכת הפיננסית:

  • רב מטבעית, ניהול כרטיס בכל סוגי המטבעות (ש"ח, דולר, יורו, יין ועוד).
  • רב שנתית, גילגול יתרות משנה לשנה, וצפייה בכרטיסים מיום הקמתם במערכת.
  • עדכנית בזמן אמת, כל הנתונים הנרשמים במערכת מתעדכנים בזמן אמת ומאפשרים לצפות בכרטסות עדכניות בכל רגע נתון.
  • תקציבית, המערכת מנוהלת כך שכל הנתונים הפיננסיים משולבים בסינרגיה מלאה עם מערכות התקציב והבקרה התקציבית.
  • רב חברתית, עבודה על מספר חברות במקביל, ומאפשרת לבצע פקודות יומן ידניות בין חברתיות.

המערכת בנויה בשיטה של ספר ראשי מרכזי ומערכות לווין, כאשר לכל אחת ספר עזר עצמאי הקשור לספר הראשי. שיטה זו מאפשרת קישור אחיד לספר הראשי תוך קבלת תמונת מצב עדכנית של כלל הפעילות הכספית בארגון, כמו גם הטמעה של המערכת בשלבים.


מנגנונים משותפים

כל מערכות תפנית עושות שימוש בנגנונים משותפים, המשולבים בהם בצורה אינטגרטיבית, ביניהם:

מנהל מערכת כלי אוטומציה
פורטל ארגוני מסרים מיידיים
מערכת סריקה וארכיון ממוחשב BI
wrokflow auditing
חתימה דיגיטלית/גרפית אבטחת מידע